Case T&A: Como usar o fluxo de caixa para tomar decisões

Abrindo a série de artigos e cases da T&A, tenho bons cases para contar.

Nestes quase dois anos de empresa, já foram mais de 15 empresas atendidas, mais de 100 pessoas impactadas, de gestores a colaboradores, dos setores de comércio e serviços.

Em 2018, dentre os diversos atendimentos que prestei, este em particular me chamou atenção por toda dedicação demonstrada pelo gestor em relação a empresa, principalmente sobre o setor financeiro, que ele administrava além da parte comercial.

"Será que posso investir?"

O cenário*:

A preocupação deste gestor, como a maioria dos empresários, era manter as contas em dia, com os clientes satisfeitos, os colaboradores recebendo comissão maior, além do salário fixo e, ele era o responsável pela parte comercial da empresa, além da administrativa.

A empresa, que é do ramo de serviços, já utilizava alguns controles, (entre planilhas, papéis e software) e, apesar de toda a dedicação com relação a organização, o gestor simplesmente não conseguia ter certeza se a empresa estava lucrativa ou em prejuízo.

Iniciamos em torno de março de 2018 a assessoria e em pouco mais de 1 mês, pude acompanhar diversas melhorias, a começar pela organização das informações através do uso de uma única planilha, para extração de informações - a planilha de fluxo de caixa.

Importante: A organização que cito aqui está relacionada a ter uma fonte confiável de informações, num só local, facilitando a análise e tomada de decisão do gestor.

(Mesmo porque esta empresa tem por prática ser organizada com relação ao arquivamento de papéis, recebimento de suas correspondências, cobranças e emissão de notas fiscais, o que facilita e muito a busca pelos dados necessários.)

Porém, o gestor tinha dificuldade de acompanhar a movimentação diária de valores em sua empresa.

Isso se deve pura e simplesmente porque a planilha de recebimentos não estava em conjunto com os pagamentos. "Mas Beth, é fácil assim de ser resolvido, só com uma planilha?"

Sim, por incrível que pareça, ter uma única planilha com as movimentações, facilita, após a inserção dos valores, a acompanhar indicadores simples como:

Despesas bancárias e Despesas de operação (telefonia, prestação de serviços, retiradas de pró labore, comissões internas e externas);

Fluxo de recebimento (recebimento não é o mesmo que faturamento, ou porque a empresa tem que viver adiantando cartão – tema do nosso próximo post);

Ponto de equilíbrio (alimentado após o acompanhamento dos dados de faturamento e pagamento realizados ao longo do 1º mês de assessoria);

Indicador de endividamento (realizado após 1º mês de assessoria, possibilitou determinar as prioridades de pagamento);

Esses 4 indicadores acima podem auxiliar o gestor no seu cotidiano, pois há possibilidade de planejar ações assertivas em cada área, como foi o caso desta empresa:

FINANÇAS

Através do Fluxo de Caixa:

• Acompanhamento mensal de valores e negociação com credores, com prioridade de contas e estruturação de caixa;

Através das informações de valores recebidos diariamente, é possível do gestor acompanhar as vendas realizadas nos últimos meses (para aqueles que vendem parcelado, é essencial acompanhar o valor da parcela) e saber se está tudo certo com as operações bancárias. Aqui realizamos aquela operação chamada conciliação bancária.

• Prazo de Recebimento - o que permite reprogramar pagamentos;

Através da informação do intervalo de dias que sua empresa leva para receber uma venda realizada, fica fácil de identificar quanto de capital de giro é necessário para a sua semana, por exemplo.

• Acompanhamento do Recebimento por empresas – grande quantidade de recebimento x valores pequenos/quebrados;

Quando uma empresa depende do recebimento de outras empresas, pode acontecer ao não acompanhar seus recebíveis de valores pequenos/parcelados, ter problemas como falha em operação bancária, onerando seu próprio caixa e tendo problemas ao longo do tempo.

ESTRATÉGIA DE VENDAS

Através do Ponto de Equilíbrio (tema de outro post):

• Acompanhamento mensal de indicadores e metas, possibilitando trabalhar com metas reais;

Através do ponto de equilíbrio, o gestor pôde verificar as metas definindo quais seriam os produtos necessários para garantir as contas mensais e quais outros seriam lucrativos de realizar esforço de venda.

• Criação de planilha para acompanhamento de comissão por produto vendido;

Possibilitou entender sobre quais produtos são mais procurados, quais argumentos de venda utilizar, qual o perfil do consumidor, qual região precisava ser abordada, etc;

PESSOAS

• Comissionamento por produtividade e pagamento de salário fixo;

Conhecer os valores de comissão, permitiu ao gestor direcionar aos seus colaboradores quais produtos vender, separando por perfil de atendimento e ainda, distribuindo metas diferentes para cada setor, em razão das diferenças de abordagem do atendimento. Essa transparência permitiu maior integração com os colaboradores, que contribuíram com ações assertivas sobre horários, perfis e produtos a serem oferecidos.

MARKETING

• Decisão de investir em ações de abordagem diferenciadas;

A permanência em locar um ponto de venda estratégico, além de se decidir sobre quais ações de publicidade e providenciar patrocínios com seus fornecedores e parceiros, proporcionou verificar quais ações deram retorno e quais continuar.

O SUCESSO:

No caso desta empresa tivemos sucesso pois, ao analisar os índices iniciais é possível perceber diferenças que impactam positivamente a empresa:

Importante ressaltar que o envolvimento do gestor e dos colaboradores foi essencial para modificar o cenário e a assessoria atingiu seu objetivo ao identificar indicadores necessários para tomada de decisão e traçar estratégias adequadas ao seu mercado.

Se interessou por nosso trabalho, ou tem dúvidas e sugestões, deixe seu comentário abaixo.

*Os dados do cliente foram omitidos a fim de resguardar sua privacidade, uma vez que nosso propósito é divulgar a eficácia da ferramenta fluxo de caixa.